Monitoring a záver

Téma progres

Ďalšou súčasťou implementácie projektu je monitoring.

Monitoring je systematický a priebežný zber, analýza a evaluácia informácií s cieľom zabezpečiť kontrolu riadenia a rozhodovania.

Ide o integrálnu súčasť celkového riadenia projektu  a mal by byť braný do úvahy pri príprave plánu aktivít a rozpočtu.

Monitoring by sa mal zamerať na:

· postup projektu s ohľadom na aktivity
· finančný postup
· predbežné  vyjadrenia členov cieľových skupín a príčiny ich negatívnej spätnej väzby
· problémy a riziká, ktoré ich doteraz postretli, a nevyhnutné prispôsobenie projektovej štruktúry

Ďalej si zadefinujeme monitorovanie.

Monitorovanie je interná manažérska zodpovednosť, na všetkých úrovniach, týkajúca sa interných a externých pracovníkov.

Ide o priebežný proces, ktorý kontroluje progres, robí okamžité nápravné akcie a úpravy plánov.

Týka sa vstupov, aktivít a výstupov, ktoré máme zadefinované v logickej matici.

Evaluácia obyčajne používa externé vstupy a externých hodnotiteľov,

Je periodická, môže byť strednodobá, po skončení projektu, ex-post alebo priebežná.

Poskytuje široké lekcie použiteľné pre iné programy alebo projekty a slúži ako vstup pre hodnotenie politík.

Kontroluje výstupy, špecifický cieľ alebo zámer a splnenie celkových cieľov, ktoré máme zadefinované v logickej matici.  

Poslednou fázou projektového cyklu je ukončenie projektu

Ukončenie projektu začína odovzdaním všetkých výstupov projektu a rozhodnutím pristúpiť k ukončovaniu projektu.

Končí schválením záverečnej správy projektu.

Dôležité kroky pre ukončenie projektu sú:

· dopracovanie a uzatvorenie dokumentácie projektu
· zhrnutie poučenia z projektu
· vypracovanie, pripomienkovanie a schválenie záverečnej správy projektu
· zorganizovanie záverečnej porady

Záverečná práca projektu  je písomný dokument, ktorý sa využíva na vyhodnotenie projektu. Má obsahovať najmä informáciu o úrovni splnenia cieľov projektu. Mala by tiež obsahovať vyhodnotenie miery splnenia všetkých prvkov projektového trojuholníka.

Záverečná správa by mala obsahovať:

· identifikácia projektu a investora
· manažérske zhrnutie
· vyhodnotenie hlavných oblastí projektu
· poučenie z projektu
· popis projektových činností
· podpisová časť
· prílohy