Plán aktivít

Téma progres

Ďalším krokom potom, ako sme si skompletizovali logickú maticu, je príprava aktivít.

Pre plán aktivít môžeme využiť napríklad excel, do ktorého prekopírujeme aktivity, ktoré sme si zadefinovali v rámci logickej matice.

Do jedného stĺpca si prekopírujeme aktivity z logickej matice, a do horného riadku si zadefinujeme mesiace, v rámci ktorých chceme daný projekt realizovať.

Môžeme si ich zadefinovať na úrovni projektových mesiacov, keď si ich označíme PM a samotné číslo mesiaca, ale je potom veľmi vhodné si zadefinovať aj presne kalendárne mesiace, aby sme mali prehľad v ktorých mesiacoch sa bude daný projekt realizovať.

Ďalším krokom je odhad dĺžky trvania jednotlivých aktivít. V našom prípade odhadujeme, že aktivita 1.1 Organizovanie stretnutí projektové výboru bude trvať 1 mesiac. Ďalšia aktivita na ňu bude nadväzovať a bude realizovaná v rámci druhého a tretieho projektového mesiaca. Aktivita 1.3 bude následne realizovaná vo štvrtom projektovom mesiaci.

Ďalšie aktivity môžu byť realizované aj paralelne. Napr. aktivita 2.1 sa začne realizovať už v treťom projektovom mesiaci a bude realizovaná 2 mesiace, aktivita 2.2 jeden mesiac a paralelne začne s aktivitou 2.3 Monitorovanie výstupov z tlačovej konferencie.

Organizovanie promo kampane začne vo štvrtom projektovom mesiaci a bude trvať do jedenásteho projektového mesiaca. Aktivity 3.2 a 3.3 začnú paralelne, pričom a 3.3 bude trvať o mesiac dlhšie.

Ďalšie aktivity ako organizovanie predstavení počas festivalu a organizovanie záverečného podujatia budú trvať niekoľko mesiacov, samotné realizovanie vystúpení a záverečného podujatia bude prebiehať v jedenástom projektovom mesiaci.

Ako sme už spomínali, veľmi často je povinnou súčasťou aktivita Projektový manažment. V našom prípade bude tato aktivita realizovaná počas celého trvania projektu.

Potom ako mame plán aktivít hotový, môžeme si vyznačiť míľniky. Míľniky sú významne udalosti projektu, ktoré sa využívajú na priebežnú kontrolu napredovania prac na projekte z hľadiska rozsahu, času a prostriedkov. Míľniky ohraničujú jednotlivé etapy projektu.

V našom prípade mame označených 5 základných míľnikov. Míľnik č. 1, kedy máme vypracovaný finálny zoznam predstavení, míľnik č. 2, samotnú tlačovú konferenciu, míľnik č. 3 je plán promo aktivít, míľnik č. 4 samotné vystúpenia realizované počas festivalu a míľnik č.5 záverečné podujatie.

Potom ako sme si skompletizovali plán aktivít a označili jednotlivé míľniky, pokračujeme ďalej s odhadom prácnosti, tzn. že si určíme a odhadneme, koľko pracovníkov a v akom rozsahu bude pracovať na jednotlivých aktivitách.

V našom prípade budeme odhadovať prácnosť na úrovni man-dayov. 1 man-day znamená 8 hodín pracovného času. Čiže odhadujeme, že na aktivitu 1.1 minieme spolu 2 man-daye, čiže 16 pracovných hodín, na ďalšiu aktivitu budeme potrebovať 2 man-daye v jednom mesiaci a 2 man-daye v nasledujúcom mesiaci.

Takto si odhadneme prácnosť pre každú aktivitu v každom jednom projektovom mesiaci. Aktivita projektový manažment bude prebiehať počas trvania celého projektu. Odhadujeme prácnosť na tejto aktivite na úrovni 2 man-dayov mesačne, v poslednom mesiaci – pri ukončovaní projektu bude prácnosť vyššia, a to 4 man-daye.

Na konci si spočítame odhadované man-daye za jednotlivé mesiace a konečný výsledok nám značí prácnosť na celom projekte V našom prípade je celková prácnosť odhadovaná na úrovni 158,5 man-daya.

Tento údaj bude potrebný na odhadnutie personálnych nákladov nášho projektu.